Ehrenamt und Steuern: So geht’s richtig

Welche Vorteile hat ein Ehrenamt bei der Steuererklärung?

Wer die Regeln kennt, kann sein Ehrenamt steuerlich optimal gestalten und von attraktiven Freibeträgen profitieren. Zu den wichtigsten steuerlichen Vorteilen bei der Ausübung eines Ehrenamts gehören:

1. die Übungsleiterpauschale
2. die Ehrenamtspauschale
3. der steuerfreie Auslagenersatz

Wann sind Einnahmen aus dem Ehrenamt steuerfrei?

Nicht jede Vergütung im Ehrenamt muss versteuert werden. Das Steuerrecht gewährt unter bestimmten Voraussetzungen Freibeträge, die Einnahmen ganz oder teilweise steuerfrei stellen. Grundsätzlich gelten dabei zwei wichtige Bedingungen:

1. Die Tätigkeit muss nebenberuflich ausgeübt werden
2. Das Engagement muss für eine gemeinnützige, mildtätige oder öffentlich-rechtliche Organisation erfolgen

Nebenberuflich bedeutet, dass der zeitliche Umfang die Grenzen einer hauptberuflichen Tätigkeit deutlich unterschreitet. Gleichzeitig muss das Ehrenamt einem anerkannten gemeinnützigen Zweck dienen. Wer diese Voraussetzungen erfüllt, kann verschiedene steuerliche Vorteile nutzen.

1. Übungsleiterpauschale: Steuerfreie Einnahmen für pädagogische Tätigkeiten

Eine der bekanntesten Regelungen bei den Steuern im Ehrenamt ist die Übungsleiterpauschale. Sie ermöglicht steuerfreie Einnahmen bis zu 3.000 Euro pro Jahr. Die Pauschale gilt für Tätigkeiten mit pädagogischem, betreuendem oder pflegerischem Charakter. Im Mittelpunkt steht dabei die Arbeit mit Menschen. Typische Beispiele sind:

• Trainerinnen und Trainer im Sportverein
• Jugendgruppenleitungen
• Chorleiterinnen und Chorleiter
• Ausbilderinnen und Ausbilder
• nebenberufliche Pflegekräfte

Entscheidend ist, dass die Tätigkeit auf die Betreuung, Ausbildung oder Förderung anderer Personen ausgerichtet ist. Reine Verwaltungs- oder Organisationstätigkeiten fallen nicht unter diese Regelung.

2. Ehrenamtspauschale für organisatorische und verwaltende Aufgaben

Nicht jedes Ehrenamt beinhaltet Unterricht, Betreuung oder Ausbildung. Viele wichtige Aufgaben finden im Hintergrund statt. Für diese Tätigkeiten gibt es die Ehrenamtspauschale. Sie ermöglicht steuerfreie Einnahmen von bis zu 840 Euro pro Jahr. Von dieser Regelung profitieren beispielsweise:

• Vereinsvorstände
• Kassenwarte
• Geräte- und Platzwarte
• Helferinnen und Helfer bei Veranstaltungen
• ehrenamtliche Fahrdienste

Die Ehrenamtspauschale gilt für gemeinnützige Tätigkeiten, die zwar dem Vereins- oder Organisationszweck dienen, aber nicht die Voraussetzungen der Übungsleiterpauschale erfüllen.

Können Ehrenamtliche beide Freibeträge nutzen?

Viele Engagierte übernehmen mehrere Aufgaben gleichzeitig. Deshalb stellt sich häufig die Frage, ob beide Steuervergünstigungen kombiniert werden können. Grundsätzlich gilt: Für dieselbe Tätigkeit darf nur eine Pauschale genutzt werden.

Anders sieht es aus, wenn zwei klar voneinander getrennte Ehrenämter ausgeübt werden. Wer beispielsweise als Trainer tätig ist und zusätzlich das Amt des Kassenwarts übernimmt, kann unter bestimmten Voraussetzungen beide Freibeträge nutzen. Dadurch können steuerfreie Einnahmen von insgesamt bis zu 3.840 Euro pro Jahr möglich sein. Wichtig ist jedoch, dass die Tätigkeiten tatsächlich getrennt voneinander ausgeführt und dokumentiert werden.

3. Auslagenersatz: Kosten im Ehrenamt steuerfrei erstatten lassen

Neben den Pauschalen spielt auch der Auslagenersatz eine wichtige Rolle bei den Steuern im Ehrenamt. Dabei handelt es sich um die Erstattung tatsächlich entstandener Kosten. Hierzu gehören beispielsweise Fahrtkosten, Materialkosten, Porto, Telefonkosten sowie notwendige Anschaffungen für das Ehrenamt.

Wer entsprechende Belege vorlegen kann, erhält diese Ausgaben in vielen Fällen steuerfrei erstattet. Da es sich nicht um eine Vergütung handelt, zählen diese Zahlungen grundsätzlich nicht zu den steuerpflichtigen Einnahmen.

Ehrenamtspauschale und Auslagenersatz kombinieren

In vielen Fällen lassen sich Aufwandsentschädigungen und Auslagenersatz miteinander verbinden. Voraussetzung dafür ist eine saubere Trennung der Zahlungen. Organisationen sollten klar dokumentieren:

• welche Beträge als Pauschale gezahlt werden
• welche Beträge als Kostenerstattung dienen
• welche Nachweise für die Auslagen vorliegen

Besonders bei Fahrtkosten oder Materialausgaben empfiehlt sich eine sorgfältige Dokumentation durch Quittungen, Belege oder Fahrtenaufstellungen.

Was passiert, wenn die Freibeträge überschritten werden?

Wer mit seinem Ehrenamt höhere Einnahmen erzielt als die steuerfreien Freibeträge erlauben, muss den übersteigenden Betrag grundsätzlich versteuern. Dabei bedeutet das Überschreiten der Grenze nicht automatisch, dass die gesamte Vergütung steuerpflichtig wird. Besteuert wird in der Regel nur der Teil, der über dem jeweiligen Freibetrag liegt. Deshalb lohnt es sich, Einnahmen und Erstattungen sorgfältig zu dokumentieren und bei Unsicherheiten steuerlichen Rat einzuholen.

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